Kila akaunti katika usawa huu inaonyeshwa kwenye usawa wa kampuni na wahasibu hutumia kuingizwa kwa debit na mikopo kwa kurekodi shughuli za kila akaunti.
Uhasibu wa kuingia mara mbili umetumika kwa zaidi ya miaka 600 na ulionekana kwanza katika mabenki na wafanyabiashara nchini Italia.
Uhasibu wa Kuingia mara mbili umefafanuliwa
Kweli kwa jina lake, uhasibu wa kuingia mara mbili ni njia ya kawaida ya uhasibu ambayo inahusisha kurekodi kila shughuli kwa angalau akaunti mbili, na kusababisha debit kwa akaunti moja au zaidi na mikopo kwa akaunti moja au zaidi.
Jumla ya shughuli katika kila kesi lazima ziwe sawa, kuhakikisha kuwa dola zote zinahesabiwa. Madeni yanajulikana kwa upande wa kushoto wa kiwanja, wakati sifa zinajulikana kwa upande wa kulia.
Makampuni yaliyotumiwa kwa umma lazima kutumia mfumo wa uhasibu wa mara mbili, kama inavyotakiwa na sheria. Makampuni ya umma lazima kufuata sheria za uhasibu na mbinu zilizowekwa na kanuni za jumla za uhasibu (GAAP), ambazo zinasimamiwa na taasisi zisizo za kiserikali, Bodi ya Hesabu za Hesabu za Fedha (FASB).
Uhasibu wa kuingia mara mbili pia huwa njia bora zaidi ya kampuni kufuatilia ukuaji wake wa kifedha, hasa kama kiwango cha biashara kinakua.
Kuweka Vitabu sahihi
Kama biashara ya kampuni inakua, uwezekano wa makosa ya makanisa huongezeka. Ingawa uhasibu wa kuingia mara mbili hauzuii makosa kabisa, hupunguza athari yoyote makosa kwenye akaunti zote.
Kwa sababu akaunti zimewekwa ili kuchunguza kila shughuli ili kuhakikisha kuwa ni mizani, makosa yatapigwa kwa wahasibu haraka, kabla ya hitilafu hutoa makosa yafuatayo kwa athari ya domino. Zaidi ya hayo, asili ya muundo wa akaunti inafanya urahisi kufuatilia nyuma kwa njia ya kuingilia ili kujua ambapo hitilafu imetokea.
Aina za Akaunti
Unapotumia uhasibu wa kuingia mara mbili, unahitaji kutumia aina kadhaa za akaunti. Chini ni baadhi ya aina muhimu za akaunti.
Akaunti za kipengee zinaonyesha dola zinazohusishwa na mambo ambayo biashara inamiliki, kama vile fedha katika akaunti yake ya kuangalia au bei inayolipwa kwa ghala lake.
Akaunti za dhima zinaonyesha nini kampuni inadai, kama mkopo wa nyumba, mkopo wa vifaa au kadi ya mkopo.
Akaunti ya mapato yanawakilisha fedha zilizopatikana, kama vile mapato ya mauzo na mapato ya riba.
Akaunti za gharama zinaonyesha fedha zilizopatikana, ikiwa ni pamoja na bidhaa za kununuliwa kwa kuuza, gharama za malipo, kodi na matangazo.
Mfumo wa kuingia mara mbili unahitaji chati ya akaunti, ambayo ina sarafu yote na akaunti za taarifa za kipato ambazo wahasibu hufanya maingilio. Kampuni inayotolewa inaweza kuongeza akaunti na kuifanya kwa zaidi kutafakari shughuli za kampuni, uhasibu na mahitaji ya ripoti.
Kutumia Programu ya Uhasibu
Programu ya uhasibu zaidi kwa ajili ya biashara hutumia uhasibu wa kuingia mara mbili; bila kipengele hicho, mhasibu anaweza kuwa na habari za kufuatilia ugumu kama vile hesabu na akaunti zinazolipwa na kuandaa kumbukumbu za mwisho na kodi za mwaka. Mfumo wa msingi wa uhasibu wa kuingia mara mbili huja na vifurushi vya programu za uhasibu kwa ajili ya biashara. Wakati wa kuanzisha programu, kampuni inaweza kusanidi chati yake ya kawaida ya akaunti ili kutafakari akaunti halisi ambazo tayari zinatumiwa na biashara.
Programu ya uhasibu hutoa aina nyingi za ripoti za kifedha na uhasibu kwa kuongeza sahani, taarifa ya mapato, na taarifa ya mtiririko wa fedha. Ripoti ya kawaida inayotumiwa, inayoitwa usawa wa majaribio, inasoma kila akaunti katika kiwanja cha jumla kilicho na shughuli yoyote.
Uwiano wa majaribio husababisha akaunti zote zilizo na usawa wa kawaida wa debit na wale wenye usawa wa kawaida wa mkopo.
Jumla ya usawa wa majaribio lazima iwe sifuri, na mdahara wa jumla unapaswa kuwa sawa sawa na jumla ya mikopo.
Mifano ya Uhasibu wa Kuingia mara mbili
Kama mfano wa uhasibu wa kuingia mara mbili, ikiwa ungeenda kurekodi mapato ya mauzo ya dola 500, unahitaji kufanya safu mbili: kuingia kwa debit ya dola 500 ili kuongeza akaunti ya usawa inayoitwa "Cash" na uingizaji wa mikopo ya $ 500 hadi ongeza akaunti ya taarifa ya mapato inayoitwa "Mapato."
Mfano mwingine unaweza kuwa ununuzi wa kompyuta mpya kwa $ 1,000. Katika mfano huu, unahitaji kuingia deni la dola 1,000 ili kuongeza akaunti yako ya "Teknolojia" ya gharama na deni la $ 1,000 ili kupunguza akaunti yako ya usawa "Cash".
Kinyume chake pia kina hakika: Ikiwa kampuni yako ikopa mikopo kutoka benki, mali yako itaongeza lakini madeni yako pia yatapanua kwa kiasi sawa. Uhasibu wa kuingia mara mbili kwa usahihi kwa sababu baada ya kukamilisha kuingizwa kwako, jumla ya akaunti zilizo na mizani ya debit zinapaswa kuwa sawa na hesabu za akaunti za usawa wa mkopo, kuhakikisha kuwa umechukua sehemu zote mbili za manunuzi.